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Microsoft Wordの並べ替え機能を使い、段落や見出しや表を並べ替える

 2017/09/23 Microsoft Word   1,731 Views
Microsoft Wordの並べ替え機能を使い、段落や見出しや表を並べ替える

Microsoft Wordの並べ替え機能

Microsoft Wordの並べ替え機能とは?

Microsoft Wordの並べ替え機能とは、段落見出しフィールドなどの順番を並べ替える事が出来る機能になります。
並び替える際の基準はJISコード数値日付五十音順などがあります。

並べ替えの基準

また、並び替える順番は昇順降順とで選ぶ事が出来ます。
ちなみに、昇順は「あいうえお・・・」や「01234・・・」のような並び方で、降順は「んをゑゐわ・・・」や「98765・・・」のような並び方になります。

この並べ替え機能が頻繁に使われるのは、表に対してです。
例えば、名簿を並び替える際に、ひらがなの列を作ってから利用したりします。

順番を並び替える

そんなMicrosoft Wordの並べ替え機能ですが、1点注意すべき点があります。
それは、一度並び替えたデータを元に戻す事は出来ないと言う点です。

並び替えたデータは元には戻せない

ですので、データの順番を後ほど元に戻す可能性がある場合には、予め連番を振っておく必要があります。

データに連番を振る

そうする事で、番号を基準としてデータを元の順番に戻す事が出来るようになります。

データを元の順番に戻す

ちょっとした一工夫ではありますが、是非覚えておきましょう。

Microsoft Wordの並べ替え機能を実際に使ってみる

それでは実際に、Microsoft Wordの並べ替え機能を使ってみましょう。
記事と同じ文章を使って練習を行いたい方へ向けて、例題を用意しています。

例題を利用したい方は、例題1のボタンをクリックして下さい。

続けて、Microsoft Wordのホームタブクリップボードグループ内にある貼り付けボタンをクリックして下さい。

貼り付け

そうしたら、貼り付けた文字を五十音順昇順で並び替えてみましょう。
まずは、並べ替え機能を適用したい段落全体を選択して下さい。

並べ替え機能を適用したい部分

続いて、ホームタブ段落グループ内にある並べ替えボタンをクリックして下さい。

並べ替え

すると、並べ替えダイアログボックスが表示されます。
最優先されるキー項目内にある種類のドロップダウンリストボックスをクリックし、五十音順を選択して下さい。

五十音順を選択

そうしたら、OKをクリックし、並べ替えダイアログボックスを閉じて下さい。
すると、選択していた段落の順番が、五十音順に並び替えられます。

段落が五十音順に並び替えられる

Microsoft Wordの並べ替え機能を応用する

見出しに対して並べ替え機能を利用する

今度は、見出しに対して並べ替え機能を利用する方法についてご紹介します。

記事と同じ文章を使って練習を行いたい方へ向けて、例題を用意しています。
例題を利用したい方は、例題2のボタンをクリックして下さい。

続けて、Microsoft Wordのホームタブクリップボードグループ内にある貼り付けボタンをクリックして下さい。

貼り付け

そうしたら、まずは段落の一部を見出しに変更して行きます。
例題2を利用している方は、レンコン、かぼちゃ、トマト、ピーマン、ほうれん草を選択して下さい。

ちなみに、離れている段落を選択する際には、キーボードのCtrlを入力しながら選択領域をクリックして行きます。

見出しに変更したい段落を選択

続いて、ホームタブスタイルグループ内にある見出し1をクリックして下さい。

見出し1

すると、選択していた段落が見出し1に変更されます。

段落が見出し1に変更される

今度は、適用した見出し1を基準として、文書の順番を並び替えてみましょう。
まず、順番を変更したい見出しや段落全体を選択して下さい。

並べ替えを適用したい見出しや段落を選択

続いて、ホームタブ段落グループ内にある並べ替えボタンをクリックして下さい。

並べ替え

すると、並べ替えダイアログボックスが表示されます。
最優先されるキー項目のドロップダウンリストボックスをクリックし、見出しを選択して下さい。

最優先されるキー項目のドロップダウンリストボックスを見出しに

そうしたら、種類のドロップダウンリストボックス五十音順に変更して下さい。

種類のドロップダウンリストボックスを五十音順に変更

OKをクリックし、並べ替えダイアログボックスを閉じます。
すると、見出しを基準として五十音順に文章が並び替えられます。

見出しを基準に並べ替え機能が適用される

表に対して並べ替え機能を利用する

最後に、表に対して並べ替え機能を利用する方法についてご紹介します。

記事と同じ文章を使って練習を行いたい方へ向けて、例題を用意しています。
例題を利用したい方は、例題3のボタンをクリックして下さい。

続けて、Microsoft Wordのホームタブクリップボードグループ内にある貼り付けボタンをクリックして下さい。

貼り付け

まずは、貼り付けた文章を表に変更したいと思います。
表に変更したい段落を選択して下さい。

表に変更したい段落を選択

続いて、挿入タブ表グループ内にある表の追加ボタンをクリックして下さい。

表の追加

すると、表の追加に関するメニューが表示されます。
その中から、表の挿入をクリックして下さい。

表の挿入

すると、選択していた段落が表に変更されます。

段落が表に変更される

続いて、表ツールの中のレイアウトタブをクリックし、データグループの中にある並べ替えボタンをクリックして下さい。

データグループの中の並べ替え

最優先されるキーのドロップダウンリストボックス
列2に変更し、タイトル行のオプションボタンありに変更して下さい。

タイトル行をありに変更する

ちなみに、このタイトル行をなしにしてしまうと、表の1行目を含める形で並べ替えを行ってしまいます。

タイトル行を含めて並び替えてしまう

ですから、ありにチェックを入れるのを忘れないようにしましょう。

タイトル行のオプションボタンありに変更すると、列2タイトル行に入力した名前に変更されます。
例題3の場合、金額に変更されます。

列2が金額に変更される

続いて、種類のドロップダウンリストボックスをクリックし、JISコードを数値に変更して下さい。
また、2番目に優先されるキーのドロップダウンリストボックスをクリックし、商品を選択して下さい。

2番目に優先されるキーを設定する

更に、2番目に優先されるキーの種類のドロップダウンリストボックスをクリックし、五十音順に変更します。

2番目に優先されるキーの種類も変更する

そうしたらOKをクリックし、並べ替えダイアログボックスを閉じます。
すると、設定した順番に応じて表の行の並べ替えが行われます。

表の行が並び替えられる

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